In een reeks van 6 blogs bespreekt Edwin Lodder de laatste ontwikkelingen op dit gebied bij grote ministeries en de overheid. Er lijkt een nieuwe dynamiek te ontstaan. Ministeries en andere overheidsorganisaties staan voor de opgave hun verantwoordingsfunctie te moderniseren. Op basis van een rondje langs de velden worden de zes belangrijkste ontwikkelingen op een rij gezet.
Financiële verantwoording of interne beheersing?
In deel 1 begin ik bij het begin en gaan we in op de verschillen. Als deze er al zijn. Actuele ontwikkelingen zoals hierboven beschreven maken dat er een nieuwe balans gezocht moet worden tussen integraliteit, transparantie, eigenaarschap, communicatiestructuren en gebruik van de technologische mogelijkheden. Oude en vertrouwde methodieken zoals “waterval projecten”, hard controls, handmatige controles, Excel-eilanden en hiërarchie zijn niet meer van deze tijd. Het piept en het kraakt. Daarom is een effectieve financiële verantwoording en interne beheersfunctie binnen ministeries en overheid juist nu zo belangrijk en vraagt deze om modernisering
Waarom worden de onderwerpen financiële verantwoording en interne beheersing vaak als twee verschillende onderwerpen opgepakt? Ik durf de stelling wel aan dat dit twee kanten van dezelfde medaille zijn. Ze moeten in gezamenlijkheid worden opgepakt, als een integrale functie. In relatie tot de interne beheersing denk je al snel aan procesmanagement, kwaliteitsmanagement, maar ook het compliant zijn aan bijvoorbeeld de BIO normenkader of AVG-wetgeving. Onder financiële verantwoording wordt vaak verstaan de al oude jaarrekening, dan wel interne financiële verantwoordingen. De financiële verantwoording wordt vooral gezien als een feestje van financiën. Van links naar rechts denken. Oftewel van cijfers door middel van een balanspost, via een gegevensgerichte verantwoording terug geredeneerd naar het bedrijfsproces binnen een organisatie.
Bij de term interne beheersing wordt er al meer vanuit de bedrijfsvoering gedacht. Het gaat over gestelde doelen, waaronder financiële betrouwbaarheid, maar ook over bijvoorbeeld doelmatigheid, rechtmatigheid, klantgerichtheid en leverbetrouwbaarheid. Onderwerpen zoals informatiebeveiliging en privacy nemen een belangrijke plek in binnen de interne beheersing van een organisatie. De interne beheersfunctie is bedrijfsvoering- en procesgericht. En dus juist van rechts naar links. Vanuit het proces en de doelen, via een procesgerichte verantwoording terug geredeneerd naar de balans (balanspost).
Verschil in startpunt
Financiële verantwoording en de interne beheersing zijn twee kanten van dezelfde medaille, maar hebben een heel ander startpunt. Het verschil tussen financiële verantwoording en interne beheersing is er naar mijn mening niet. De gekozen term is wel bepalend voor de invalshoek, communicatie, werkwijze en aanpak binnen de organisatie. Bij de financiële verantwoording denk je in de eerste plaats vooral aan cijfers. Binnen de rijksoverheid praat men steeds minder alleen over de cijfers en meer over het In Control zijn van de organisatie ten opzichte van haar doelstellingen. Steeds vaker is het uitgangspunt: Is mijn organisatie In Control en zijn daarmee ook de bedrijfsprocessen In Control? De focus vanuit de interne beheersgedachte wint terrein. Daarbij is procesmanagement een belangrijk onderdeel van een moderne interne beheers strategie. Er wordt steeds meer naar procesbeheersing gekeken vanuit een In Control Statement gedachte. Een trend waar ik in de volgende blog bij stil sta.
Kort samengevat
Een moderne financiële verantwoordingsfunctie staat praktisch synoniem aan een interne beheersing aanpak. Er wordt van rechts naar links gedacht. Vanuit het proces, via procesbeheersing en een procesgerichte verantwoording naar de cijfers (de balanspost). Het sturen op het In Control zijn van de bedrijfsprocessen en het hierover verantwoorden. Als uw organisatie vanuit de financiële verantwoording nog vooral stuurt op financiële rapportages, tussenrapportages, verband controles, gegevensgerichte controles en balansposten, is er niks mis. Er is alleen nog wel een aardige weg te gaan richting een moderne financiële verantwoording, een interne beheersfunctie. Maar hier ga ik in de volgende blogs bij helpen!
Meer informatie?
Laat het ons weten! Wij helpen graag bij het zetten van de eerste stappen naar een moderne verantwoordingsfunctie.
