In deel 2 van deze reeks gaan we in op het In Control Statement als instrument voor een moderne verantwoordingsfunctie. Een nieuw geluid rond integraliteit, verantwoordelijkheid en eigenaarschap.
De afgelopen jaren hadden veel ministeries en andere overheidsorganisaties hun handen vol aan de (her-)inrichting van hun bedrijfsprocessen en bijbehorende informatievoorziening. Daardoor ging er niet veel aandacht naar het moderniseren van de verantwoordingsfunctie. Maar nu de basis in veel gevallen op orde is, zijn overheden wel klaar voor die volgende stap en worden er volop initiatieven gestart om de verantwoordingsfunctie verder te professionaliseren. Daarbij is behoefte aan integraal inzicht, transparantie aan de top en het borgen van eigenaarschap binnen de organisatie.
In de praktijk zien we dat de verantwoordingsfunctie breed wordt ingestoken. Er is niet alleen aandacht voor de financiële verantwoording, maar er wordt ook gekeken naar de inzet van een breed gedragen Internal Control Framework (ICF) waar ook onderwerpen als kwaliteit, IT, informatieveiligheid, privacy, maatschappelijke bijdrage en imago onderdeel van uitmaken. Een ICF als basis voor kwaliteitsmanagement en met een verantwoordelijkheid binnen het primaire proces van de organisatie. Een ICF dat ook zaken behelst die de lijnorganisatie en het bestuur als belangrijk ervaren. Dat creëert veel toegevoegde waarde. Een ander groot voordeel van een dergelijk ICF is dat het bestuur van de organisaties bij de ontwikkeling en implementatie ervan vaak eindverantwoordelijk is voor het afgeven van een dergelijk In Control Statement (ICS). Hoe pak je een ICF en het In Control Statement integraal op? Een aantal aandachtspunten:
- Intern verbinden, van sturen op taak naar sturen op resultaat. Een In Control Statement (ICS) en het bijbehorende Internal Control Framework (ICF) is van iedereen. Het is een vorm van kwaliteitsmanagement. Betrek dus ook nadrukkelijk de lijnorganisatie bij het opstellen, de toetsing en de periodieke evaluatie van resultaten.
- Professioneel organiseren, van controle naar integrale resultaatsturing. Een In Control Statement vraagt om een integrale informatievoorziening. Hier ondersteunt een GRC en/of ISMS platform optimaal bij. Het enerzijds hebben van centraal inzicht en kunnen sturen op resultaat en anderzijds het decentraal kunnen beleggen van activiteiten en het monitoren van de voortgang is essentieel. Een In Control Statement vraagt om het effectief ondersteunen van de governance van de organisatie. Veel verschillende partijen en functionarissen leveren hun bijdragen.
- Continu leren, van afhandelen naar leren. Focus op de vooruitgang en kwaliteitsverbetering die de organisatie doormaakt. Fouten maken mag. Kijk niet alleen naar de incidenten en bevindingen, maar rapporteer ook over de kwalitatieve vooruitgang. Het In Control zijn van de organisatie moet gezien worden als een bron van waarde.
Juist deze integrale aanpak maakt het In Control Statement tot een waardevol instrument om de verantwoordingsfunctie meer integraal in te richten, met aandacht voor eigenaarschap en commitment binnen de gehele organisatie.
Meer informatie?
In deze reeks bespreekt Edwin Lodder de laatste ontwikkelingen op dit gebied bij ministeries en overheid, die voor de opgave staan om hun verantwoordingsfunctie te moderniseren. Op basis van een rondje langs de velden zet Edwin de zes belangrijkste ontwikkelingen op een rij binnen deze nieuwe dynamiek.Wij helpen graag bij het zetten van de eerste stappen naar een moderne verantwoordingsfunctie. Laat het ons weten!
