Van OCR naar Intelligent Document Processing
OCR staat voor Optical Character Recognition. De technologie maakt tekst in scans, afbeeldingen en pdf-bestanden digitaal leesbaar. Dat voorkomt handmatig overtypen. Handig, want dit bespaart veel tijd. Maar daarmee is een document nog niet gecontroleerd.
OCR herkent bijvoorbeeld een bedrag, maar weet niet automatisch wat het betekent. Is het een bruto- of nettoloon? Komt het overeen met de informatie op andere documenten? En is, als alle documentatie is uitgelezen, het dossier compleet?
Intelligent Document Processing, afgekort IDP, gaat verder. IDP gebruikt AI om documenten te herkennen, gegevens uit te lezen en informatie te verwerken. Afhankelijk van de oplossing vergelijkt IDP ook documenten met elkaar, voert het controles uit en signaleert het afwijkingen. OCR maakt tekst leesbaar, IDP maakt informatie bruikbaar binnen het proces.
Welke OCR- en IDP-oplossingen zijn er?
De markt bestaat uit internationale platforms, Europese aanbieders en oplossingen met Nederlandse roots. Sommige richten zich vooral op documentherkenning, andere ondersteunen een groter deel van het bedrijfsproces. Ze zijn daarom niet één-op-één vergelijkbaar.
| Oplossing | Sterk in | Type oplossing |
|---|---|---|
| Doxis AI.dp | Veel vooraf ingerichte documenttypen en flexibele hosting | IDP-platform |
| ABBYY Vantage | Voorgetrainde modellen en low-code inrichting | Enterprise IDP-platform |
| Tungsten TotalAgility | Documentverwerking combineren met workflowautomatisering | Intelligent-automationplatform |
| Parashift | Documentverwerking met mogelijkheden voor lokale implementatie | IDP-platform |
| Hyperscience | Complexe documenten, handschrift en grote volumes | Enterprise AI-platform |
| Instabase | Complexe documentstromen en controles tussen documenten | AI- en automatiseringsplatform |
| VisionAI | Vooraf ingerichte dossiertypen, met eigen acceptatie- en controleregels in eigen beheer. | Procesgerichte IDP-oplossing |
Dit overzicht is geen ranglijst. Welke oplossing het beste past, hangt namelijk af van je documenten, IT-landschap en het proces dat je wilt verbeteren.
Zelf bouwen met Microsoft, Google of AWS
Een organisatie ontwikkelt documentverwerking soms ook zelf, met diensten zoals Azure AI Document Intelligence, Google Cloud Document AI of Amazon Textract.
Dat geeft vrijheid om een oplossing precies op het bestaande IT-landschap af te stemmen. Daar staat tegenover dat je zelf verantwoordelijk bent voor de inrichting, koppelingen, bedrijfsregels, het beheer en de verdere ontwikkeling. De keuze is dus niet alleen: welke technologie leest documenten het beste? Ook de benodigde kennis en expertise, doorlooptijd en beheerslast spelen mee.
Waar let je op bij het vergelijken?
Een hoge nauwkeurigheid klinkt aantrekkelijk, maar vertelt niet het hele verhaal. Als medewerkers de uitgelezen gegevens daarna alsnog handmatig moeten controleren en vergelijken, blijft een groot deel van het werk bestaan.
Kijk daarom verder dan alleen tekstherkenning:
- Welke documenttypen verwerkt de oplossing?
- Vergelijkt de software gegevens uit meerdere documenten?
- Voeg je eigen controles en bedrijfsregels toe?
- Hoe maakt de oplossing afwijkingen zichtbaar?
- Hoe blijft menselijke beoordeling , human-in-the-loop onderdeel van het proces?
- Past de oplossing binnen je bestaande systemen?
- Waar verwerkt de oplossing documenten en gegevens?
- Hoeveel technische kennis heb je nodig voor aanpassingen?
Begin dus niet bij de software, maar bij het proces. Waar verliezen medewerkers nu tijd? Waar ontstaan fouten? En welke beslissingen vragen om menselijke aandacht?
Wanneer past VisionAI?
VisionAI is ontwikkeld voor processen waarin meerdere documenten en of databronnen samen de basis vormen voor een beoordeling of beslissing. Denk aan een hypotheekaanvraag, leningaanvraag, verzekeringsdossier, pensioenaanvraag, controle op declaraties of vergunningsproces.
De oplossing herkent het documenttype, leest gegevens uit en vergelijkt deze met andere documenten en beschikbare bronnen. Ingeregelde bedrijfsregels, ook wel business-rules, toetsen de informatie automatisch. Daarnaast is het door de inzet van AI heel makkelijk zelf deze regels aan te passen of regels toe te voegen. Ontbreekt er iets of wijkt informatie af? Dan ziet de behandelaar of acceptant dat direct. De uiteindelijke beslissing ligt altijd bij de medewerker. Zo besteed je minder tijd aan zoeken en controleren, zonder professioneel oordeel uit het proces te halen.
OCR of IDP?
Wil je vooral tekst uit een zeer gestandaardiseerde scan of pdf halen? Dan is OCR-software vaak voldoende. Vereist het proces hoge nauwkeurigheid, snelheid in doorlooptijd of wil je een document ook begrijpen, vergelijken en controleren binnen een bedrijfsproces? Dan ligt een IDP-oplossing meer voor de hand.
De belangrijkste vraag is niet welke software de meeste mogelijkheden heeft. Het gaat erom welke oplossing het werk rondom data en documenten daadwerkelijk eenvoudiger maakt en jouw organisatie sneller van document naar beslissing helpt.
Ontdek wat AI-gedreven documentverwerking met VisionAI voor jouw organisatie betekent.
