In this, for the time being, last part of the series “Towards a modern financial accountability function”, we share our thoughts on new technological possibilities including data-driven audits and continuous monitoring. Technology that can also help your organization in relation to internal control and accountability functions – if it is applied correctly.
A huge efficiency boost
Data-driven technologies are used in various sectors and in many areas. The most frequently heard terms are data science, data-driven, artificial intelligence and machine learning. These technologies have many advantages and can help almost every organization, from small businesses to large ministries, to innovate and especially to achieve a certain degree of efficiency. Applying this technology can therefore result in a huge efficiency boost for the accountability function. To help your organization, the Key Control Dashboard is currently developing the next generation of data-driven audits. A process in which we would like to actively involve our customers. Data-driven audits will offer your organization the opportunity to spend less time on accountability and more time on actual management and control.
Data-driven audits in practice
Data-driven technology enables us to retrieve data from large amounts of information and data from various sources and use it to make decisions. Artificial intelligence and machine learning can then use this data to make independent decisions, draw conclusions or learn. The continuous monitoring principle is applied to perform data-driven audits, whereby information is retrieved and analysed in real time. This means that you always have an up-to-date view of the situation and know whether your organisation is In Control of a standard or not.
The use of data analysis to perform audits more effectively and efficiently is becoming increasingly common, for both internal and external auditors. The use of data analysis within the accountability function is generally focused on analysing daily activities in the organisation, such as transactions and controls. In order to achieve effective and efficient accountability, much development is still needed in the application of data analysis in all activities of an organisation. This includes the application of data analysis in the field of risk assessment, cyber, control testing, benchmarking and anti-fraud procedures.
Data-driven audits offer an efficiency advantage in all areas for which an organization must account and make process control and quality management less time-consuming. Data-driven audits automatically compare the current state of affairs with the pre-set standards and report on this. Any discrepancies are demonstrated in real time. This is done by means of freely devisable business rules that can automate almost any control.
Voordelen van data-driven audits
- Sneller inzicht: u heeft eenvoudige toegang tot data en kunt inzichten ontwikkelen door kpi’s van producten, processen en afdelingen te verbinden en te vergelijken. Van inzicht achteraf naar continuous monitoring, elke dag grip op de situatie en direct aan de slag met incidenten.
- Sturen op kwaliteit: door data van binnen en buiten de organisatie te combineren ontwikkelt u betere inzichten in en een beter begrip van risico’s en de kwalitatieve status van een proces. Van losse lijsten en incomplete informatie naar kwaliteit en real-time inzicht.
- Real-time monitoren tegen lagere kosten: door geautomatiseerde en integrale controles zorgen data-driven audits voor een meer gefocuste audit, terwijl tegelijkertijd 100 procent van de populatie wordt getest. Van steekproeven naar het testen van de gehele populatie of het real-time monitoren. Van tijd besteden aan het uitvoeren van de verantwoording, naar tijd om te sturen en te werken aan de procesverbetering. En dat ook nog eens tegen lagere kosten.
- Innovatie wordt een strategische factor: door het gebruik van data science methodes en een nieuwe generatie technieken verbetert en automatiseert u het auditproces, de rapportages en service delivery in het algemeen.
Op weg naar versnelling
De toepassing van nieuwe data-gedreven techniekenstaat bij veel ministeries en andere overheidsorganisaties nog in de kinderschoenen. Maar als we het hebben over welke trends echt de versnelling gaan bieden bij de modernisering van de verantwoordingfunctie, dan zijn het deze technieken. Een verantwoordingsfunctie vanuit een ‘continuous monitoring gedachte’ waarbij u real-time inzicht heeft in de actuele In Control status van uw procesbeheersing.
Hiermee sluiten we onze reeks ‘Op weg naar een moderne financiële verantwoordingsfunctie’ bij ministeries en overheid af. Ik hoop dat u wat heeft opgestoken van deze reeks. En bovenal dat deze u geïnspireerd heeft!
Meer informatie?
In deze reeks bespreekt Edwin Lodder de laatste ontwikkelingen op dit gebied bij ministeries en overheid, die voor de opgave staan om hun verantwoordingsfunctie te moderniseren. Op basis van een rondje langs de velden zet Edwin de zes belangrijkste ontwikkelingen op een rij binnen deze nieuwe dynamiek. Wij helpen graag bij het zetten van de eerste stappen naar een moderne verantwoordingsfunctie. Laat het ons weten!
