In dit voorlopig laatste deel van de reeks “Op weg naar een moderne financiële verantwoordingsfunctie” delen wij onze gedachten over nieuwe technologische mogelijkheden waaronder data-driven-audits en continuous monitoring. Technologie die ook uw organisatie kan helpen in relatie tot de interne beheersing en verantwoordingsfunctie – mits het goed wordt toegepast.
Een enorme efficiëntieslag
In diverse sectoren en op tal van gebieden wordt gebruikgemaakt van data-gedreven technologieën. De meest gehoorde termen zijn data-science, data-driven, artificial intelligence en machine learning. Deze technologieën hebben vele voordelen en kunnen vrijwel iedere organisatie, van kleinbedrijf tot groot ministerie, helpen om te innoveren en vooral om een stuk efficiency te behalen. Het toepassen van deze technologie kan dan ook resulteren in een enorme efficiëntieslag voor de verantwoordingsfunctie. Om uw organisatie te helpen, ontwikkelt het Key Control Dashboard op dit moment de volgende generatie data-driven audits. Een proces waarin wij graag onze klanten actief betrekken. Data-driven audits gaan uw organisatie de kans bieden om minder tijd te besteden aan het verantwoorden en meer tijd te hebben voor daadwerkelijk sturen en beheersen.
Data-driven audits in de praktijk
Data-gedreven technologie stelt ons in staat om gegevens op te halen uit grote hoeveelheden informatie en data uit diverse bronnen en deze te gebruiken om beslissingen te nemen. Artificial intelligence en machine learning kunnen deze data vervolgens gebruiken om zelfstandig beslissingen te nemen, conclusies te trekken of te leren. Voor het uitvoeren van data-driven audits wordt het continuous monitoring principe toegepast, waarbij informatie real-time wordt opgehaald en geanalyseerd. Hierdoor heeft u altijd actueel zicht op de situatie en weet u of uw organisatie In Control is op een norm of niet.
Het gebruik van data-analyse om effectiever en efficiënter audits uit te voeren wordt steeds gebruikelijker, voor zowel interne als externe auditors. Het gebruik van data-analyse binnen de verantwoordingsfunctie is doorgaans gefocust op het analyseren van dagelijkse activiteiten in de organisatie, zoals transacties en controles. Om een effectieve en efficiënte verantwoording te bereiken, is nog veel ontwikkeling nodig in het toepassen van data-analyse in alle activiteiten van een organisatie. Denk hierbij aan het toepassen van data-analyse op het gebied van risk-assessment, cyber, control testing, benchmarking en anti-fraude procedures.
Data-driven audits bieden een efficiëntievoordeel op alle gebieden waar een organisatie verantwoording over moet afleggen en maken procesbeheersing en kwaliteitsmanagement minder tijdrovend. Data-driven audits vergelijken automatisch de actuele stand van zaken met de vooraf gestelde normen en brengen daarover verslag uit. Eventuele discrepanties worden real-time aangetoond. Dit gebeurt door middel van vrij te ontwikkelen business rules die vrijwel iedere controle kunnen automatiseren.
Voordelen van data-driven audits
- Sneller inzicht: u heeft eenvoudige toegang tot data en kunt inzichten ontwikkelen door kpi’s van producten, processen en afdelingen te verbinden en te vergelijken. Van inzicht achteraf naar continuous monitoring, elke dag grip op de situatie en direct aan de slag met incidenten.
- Sturen op kwaliteit: door data van binnen en buiten de organisatie te combineren ontwikkelt u betere inzichten in en een beter begrip van risico’s en de kwalitatieve status van een proces. Van losse lijsten en incomplete informatie naar kwaliteit en real-time inzicht.
- Real-time monitoren tegen lagere kosten: door geautomatiseerde en integrale controles zorgen data-driven audits voor een meer gefocuste audit, terwijl tegelijkertijd 100 procent van de populatie wordt getest. Van steekproeven naar het testen van de gehele populatie of het real-time monitoren. Van tijd besteden aan het uitvoeren van de verantwoording, naar tijd om te sturen en te werken aan de procesverbetering. En dat ook nog eens tegen lagere kosten.
- Innovatie wordt een strategische factor: door het gebruik van data science methodes en een nieuwe generatie technieken verbetert en automatiseert u het auditproces, de rapportages en service delivery in het algemeen.
Op weg naar versnelling
De toepassing van nieuwe data-gedreven techniekenstaat bij veel ministeries en andere overheidsorganisaties nog in de kinderschoenen. Maar als we het hebben over welke trends echt de versnelling gaan bieden bij de modernisering van de verantwoordingfunctie, dan zijn het deze technieken. Een verantwoordingsfunctie vanuit een ‘continuous monitoring gedachte’ waarbij u real-time inzicht heeft in de actuele In Control status van uw procesbeheersing.
Hiermee sluiten we onze reeks ‘Op weg naar een moderne financiële verantwoordingsfunctie’ bij ministeries en overheid af. Ik hoop dat u wat heeft opgestoken van deze reeks. En bovenal dat deze u geïnspireerd heeft!
Meer informatie?
In deze reeks bespreekt Edwin Lodder de laatste ontwikkelingen op dit gebied bij ministeries en overheid, die voor de opgave staan om hun verantwoordingsfunctie te moderniseren. Op basis van een rondje langs de velden zet Edwin de zes belangrijkste ontwikkelingen op een rij binnen deze nieuwe dynamiek. Wij helpen graag bij het zetten van de eerste stappen naar een moderne verantwoordingsfunctie. Laat het ons weten!
